SKB berättar om deras uthyrning av nyproduktion

Att hyra ut nyproduktion är roligt men kräver ofta extra insatser hos bostadsbolagens uthyrare. Många lägenheter ska hyras ut i ett svep samtidigt som det är ett högt tryck hos de sökande. Utmaningarna ligger i att göra jobbet snabbt och effektivt men samtidigt rättvist för de sökande. Vi har träffat en av våra kunder, SKB, som inför sin senaste nyproduktionsuthyrning valde att se över sina processer.

Illustration: Studio Superb

– Vi har tidigare upplevt att uthyrningen av nyproduktion tagit lång tid och att det ofta genererat många telefonsamtal, säger Minna Kuparinen, som ansvarat för uthyrningen av SKBs senaste nyproduktion.

– Tidigare publicerade vi en så kallad projektlägenhet, på den kunde alla sökande anmäla intresse. När publiceringstiden var slut och visningskväll genomförts ringde vi i tur och ordning till alla som anmält intresse.

– Det gick oftast bra till en början när de mer attraktiva lägenheterna hyrdes ut, men när det blev färre kvar att välja bland kunde det bli flera hundra samtal innan en lägenhet blivit uthyrd, berättar Minna.

– Vi kände att det skulle underlätta för oss om vi i ett tidigare skede kunde ta reda på vad den sökande ville ha. En kollega i branschen erbjöd sina sökande möjligheten att rangordna sina intresseanmälningar och det var något vi också fastnade för. Vi vände oss till FAST2 som, utifrån våra önskemål, vidareutvecklade den standardfunktionalitet som finns i publiceringsomgången till att bättre passa vår ”nya” process.

– Största förändringen är att vi idag publicerar alla lägenheter, berättar Minna vidare. Den sökande kan anmäla intresse på obegränsat antal lägenheter, vi skickar sedan erbjudande och i samband med att man tackar Ja får man rangordna sina intresseanmälningar. När svarstiden passerat fördelar vi alla lägenheter genom en knapptryckningar i FAST2. Nästa steg blir att ringa alla så kallade ”ett-ettor”, de med längst kötid som fått sina förstahandsval, för att säkra att det inte blir felaktiga följdeffekter, därefter andra- och tredjehandsval. Vi fyller på ovanifrån helt enkelt. Om någon tackar nej kan vi enkelt trycka på knappen och tilldelningen körs automatiskt om på nytt, utefter de nya förutsättningarna.

– Den här möjligheten har besparat oss många telefonsamtal, säger Minna. Vi upplever också att färre ångrar sig eftersom man redan i ett tidigt skede har fått sitta ner och reflektera över hur intressant en viss lägenhet är i förhållande till en annan. När vi ger besked om tilldelning så är det fler än tidigare som går vidare och skriver på kontrakt. En effektiv process helt enkelt! Och det har visat sig vara en uppskattad process hos såväl uthyrare som sökande.

Illustration: Studio Superb

Integration mot Lägenhetsväljare

I nyproduktionsprojektet Lillsjönäs tog SKB fram en Lägenhetsväljare med hjälp av Studio Superb. FAST2s webbutvecklingsteam fick i uppdrag att lösa en integration mellan Lägenhetsväljaren och fastighetssystemet där resultatet blev en direktlänk mellan det lediga objektet i FAST2 och Lägenhetsväljaren.

– Länken fanns tillgänglig under publiceringstiden och det tror vi har bidragit till högre träffsäkerhet för den bostadssökande, säger Minna. Det är enkelt att se vad man anmäler intresse till och var lägenheten är placerad i fastigheten.

Under 2020 kommer SKB att hyra ut ytterligare fyra projekt med totalt cirka 450 lägenheter. – Det känns tryggt och veta att vi har en väl fungerande uthyrningsprocess på plats och som uppskattas av våra medlemmar, säger Minna med ett leende. Funktionen med rangordning fungerar till och med så bra att vi använder den i vår ordinarie uthyrning.